外資系で使えるビジネス英語メールの書き方

外資系企業で働いていると、頻繁に書くことになる英語ビジネスメール。時差を気にせずいつでも送ることができることもあり、外資系企業でも大事なコミュニケーションツールですがどう書けばよいか？実際使われている表現はなかなか情報を得づらいのではないでしょうか。

この記事では英語が苦手な人でも相手に伝わる英語メールが書けるようになるように、外資系企業で働きながら実践で身につけてきた簡単に・相手に読んでもらえる英語メールを書くポイントと英語メールに使える表現を紹介します。

英語メールは書き方に慣れてさえしまえば簡単に書けるし、英会話と違って読み直し・書き直しができるので英語が苦手な人は特に積極的に活用するのがおすすめ！

ビジネス英語メールを書く前に押さえるポイント

日本語でビジネスメールを書いたことのある場合は特に、最初は日本語で下書きをしてから英語に翻訳しようとすることは多いのでは？

自分も最初はそうでしたが、日本語をまるまる訳そうとすると時間がかかる上、変な流れになるので手直しにかなり時間がかかっていました。

そこで下書きを書くのはやめて以下3つのポイントをおさえ、英語メールに使える内容を組み合わせて書くようにしたところ英語でビジネスメールを書くのが早く、かつきちんと反応してもらえるメールを書くことができるようになりました。

ビジネス英語メールを書くときはぜひ以下3つのポイントを押さえて書くようにしてください。

基本の英語メール構成に沿って書く

外資系企業で実際の英語メールを見ていると、書き方の表現は違えどメールの構成はほぼ共通しています。その構成に合わせて英語を当てはめていけば、英語が苦手でも用件の伝わる英語メールを書くことができます。

具体的な書き方は後ほど触れていきますが、英語ビジネスメールは以下の内容で構成されています。

英語メールの構成

メールヘッダー

❶ 件名

メール本文

❷ 宛名
❸ 書き出し
❹ 用件（本文）
❺ 締め
❻ 署名

英語メールはこの構成に沿ってメールを書いていけば大丈夫。アメリカ英語の人にもイギリス英語の人にも同じ構成で通じるので、これ一つを雛形として基本フォーマットとして覚えておきましょう。

メールの部分ごとに使える表現を覚えておき、使いまわそう

2つ目のポイントは、英語メールを書くときに使える表現をいくつか覚えておき、それを使い回すことです。日本語のビジネスメールでも「お世話になります」など、書き出しはいつも決まったものを使っているのと同様、英語ビジネスメールでも

当たり前のことのようですが用件によってその都度文章を考えなければいけない部分はどうしても出てきますが、話の切り出し方や依頼方法の書き方などお決まりの言い方を覚えておけば割と簡単にメールを書くことができますよ。

メールの内容は具体的に・シンプルに書く

少し抽象的な話になりますが、英語メールを書く時には特に、具体的に・わかりやすくシンプルに書くことを意識しましょう。外資ドリも油断するとやってしまうのですが、日本語の感覚で書いたメールだと「やってもらいたいことや意図が伝わらない」メールになることが多いためです。

例えば、資料などを送り、問題ないか確認してもらいたい時。
日本語だと「確認しておいてください」と言えば、資料を見て何かあれば連絡してもらえることがほとんどだと思います。（メールを見逃される場合もあるかと思いますが・・）

英語で同じことを頼みたい時は、「確認して、問題や意見があれば連絡をください」とまで言わないとNGです。きちんと連絡をくれというところまで書いておかないと資料の確認をして何かあっても連絡をくれないで、後になって反対意見を出されるーなんてことも。

英語メールを書く時は、きっちり何をしてもらいたいのか・何を伝えるメールなのか。文章でしっかりと書くことを意識しましょう。

では次からメール構成と、外資系で使われている実際の表現を見てみよう！

英語メールに使える表現

英語メールの構成を理解できたら、次はメールを書くときに使える英語表現を見てみましょう。英語メールの各パートごとに外資ドリが仕事をする中でよく使われている書き方と英語を紹介します。

以下で紹介する英語や書き方を覚えておけば、それを使い回せば英語メールを書くのも楽に。時間短縮して書くことができますよ。

件名に使える英語・書き方

件名については基本、メールで伝えたい用件を”名詞形式”や短い1文で書いてメールを送ります。短くすませないといけないためすぐに書き終えることのできる部分ではありますが、件名を見て自分に関係ないと思うと後回しにされたり、読んでもらえなかったりー相手から返信がくるかにかなり影響が大きい部分でもあります。

メールに対して何をしてほしいのか。注意してもらいたい点を上手く入れ込んで件名を書けば、返信もしっかりもらうことができます。いくつか例をあげるので、例を参考に「何に関するメールなのか・何をしてほしいのか」がわかるような件名を書くようにしましょう。

なお、何が何でも相手から返信がほしいとか、重要なEメールを送る時には件名でアピールしつつメールを送ることもできます。本当に重要だったり急いでいる時などは以下のように、件名でアピールしつつメールを送ってみましょう。

宛名に使える英語・書き方

宛名については送る相手との関係性だけ気をつけてしまえば、楽に書くことができる箇所になります。相手に失礼とならないよう、丁寧な書き方と親しい人向けのカジュアルな書き方を使い分けるようにしましょう。

また、ある部署のメンバー全員にメールを見てもらいたい時・メールに返答すべき人の名前がわからない時やなどは名前でなく部署や役職名を宛名がわりに使うこともあります。

また、少しカジュアルな印象になるので社内メールなど場合を選んだ上であれば、”all”を宛名に使い、全員に当てたメールと示すこともできます。

慣れないうちは人の名前以外を宛名にしていいか迷うかもしれませんが、割とよく使います。特に外資系企業で働いていたりすると、仕事で聞きたいことがあるけどこの部署の誰が担当者がわからないなんて時は頻繁にあるので覚えておくと便利です。

なお、誰を宛名にするべきかわからない時は”Dear sir or Madam”や”To whom it may concern”と書くとよいとも言われるのですが、実際に外資系で使われているのを見たことがないです。送る先のアドレスがわかる状態なのであれば、メール受信者の所属部署くらいは当てがつく場合が殆ど。その場合は、漠然と”誰か”宛てに送るよりも部署名や役職名を書いた方がいいです。

宛名を見て、自分宛てではないと判断したらその先は見ないなんて人も結構いますので・・。

書き出しに使える英語・書き方

日本語でビジネスメールを書く時「お世話になっております」などと書くのが一般的ですが、英語メールもそれと同じ。簡単な挨拶にあたる一言を付け足す場合が多いです。

とはいえ、日本語とは違って「お元気ですか？」という意味の一言で書き出します。”お世話になっております”とか”お疲れ様です”を英語に訳した文章から始めず、以下の中から好きなものを選んでメールを書き出すようにしましょう。

また、いつも手助けしてもらっている・何通もメールを送っているなど状況によっては、シチュエーションに合わせた書き出し方にするとよりスマートにメールを書くことができます。

ただし、これらの挨拶文は一言ですませましょう。長々と書いてしまうのがよくないので簡潔に、1~2行ですむ長さに納めるようにしましょう。

用件に使える英語・書き方

英語メールの用件については、正直、メールを送る際の状況や伝え方についてメールごとに書かないといけない部分ではあります。

ただ、用件を書き出す際に使える表現や、いくつか用件がある時の繋げ方など共通して使える表現を覚えておけば、用件部分を書くのも楽にすることができます。

以下を参照に、用件部分の作成も挑戦してみましょう。

メールを書くときに押さえるポイントにも描いた「何をしてほしいのか」をはっきり書かなければいけないのがこの用件部分になります。

締めの書き方

メールを送る用件を書き終わったら、次は「締め」に当たる部分を書きます。状況に合わせて「気軽に質問して」などといった一言を追加します。

なお、社内メールやメールの流れによっては締めを特に書かず次に触れる末尾を書いてしまうこともあります。

末尾の書き方

メール末尾には、英語メールでも日本語の署名にあたる内容 – 前置きと自分の名前（ファーストネーム）を書きます。以下が実際の例になります。

このBest regards,は日本語の手紙でいう「敬具」のような決まり文句の丁寧な言い方です。慣れないうちはBest Regardsを使っておけば間違いないです。
ただ、丁寧な分ちょっと堅苦しい感じはあると思うので、英語メールのやり取りに慣れてきたら社内の同僚や親しい人には「Regards」や「Best」など短い文句に置き換えてみたり、「Thank you,」に言い換えてみたり。自分なりのアレンジをしてみるといいと思います。

また、何度もやり取りをしている人相手だったりすると連絡先など署名に当たる部分をつけずに送ることも多いです。日本語メールを書くときと同様、署名を省略してもよいシーンでは前置きと自分の名前だけにしておいてよいでしょう。

おすすめの英語メール勉強本

以上を押さえておけば、用件が伝わる・反応してもらえる英語メールを送ることができると思いますが、もっと詳しく勉強したい。文例の参考資料がほしいという場合におすすめの本を紹介します。

自分に合いそうな本を手元に置いておき、どう書こうか迷ったとき参考にしながら英語メールを書いてみましょう。

ビジネスがはかどる! 英文Eメールハンドブック

英語メール初心者におすすめしたいのが、ビジネスがはかどる! 英文Eメールハンドブックです。

英語メールを書く時の心構え・注意点からメールでよく使う文法の解説、シーン別に使える文例までこの本一冊で勉強することができます。この一冊で基本を押さえて、あとは実際に色々な英語メールを書いていけばビジネスの場でもスムーズに英語メールでコミュニケーションがとれるようになります。
また、音声のダウンロードもできるのでリスニングの勉強をしたり音声で聞いて読んだ部分の復習をする・・なんてこともできるかもしれません。

ビジネスEメール・チャットツールの英語表現

次におすすめしたいのが、ビジネスEメール・チャットツールの英語表現です。

著者が英語でのビジネス経験豊富ということもあり、こなれた感じの文例も載っている英語メールとチャットの書き方と文例を紹介している本。その分、その英語を見て使いどころを判断できるー英語のやり取りにある程度慣れている人向けという印象です。

嬉しいことに本で出てきた文例をワードファイルでダウンロードできるので、使いたい文例はコピーしてメールを書くのに活用もできます。チャット向けの文例も収録しているので、チャットの返信スピードをあげたい場合もいいかもしれません。

ある程度英語メールを書くのに慣れてはいるけれど、より自然な表現も使ってみたい。自己流の英語メールがおかしくないか改めて書き方を見直したいという人におすすめです。